Muchas veces escuchamos de manera indistinta los términos "utilidades", "ganancias", "liquidez", "efectivo o flujo de caja" pero aunque suenan sinónimos, realmente no lo son. Conocer sobre esto y tener claridad conceptual y operativa de esto es fundamental para el manejo de un negocio. Se dice que las finanzas son el lenguaje o el idioma de los negocios, por lo que si eres dueño de un negocio o emprendedor no importa el tamaño de tu empresa debes de saber lo básico sobre el lenguaje de los negocios: las finanzas.
Otro término relacionado es contabilidad, y de hecho también es muy importante saber lo que esa palabra conlleva para poder diferenciar los términos que queremos explicar. Para no complicar las cosas vamos definir rápida y sencillamente lo siguiente:
Contabilidad: se encarga de registrar operaciones del negocio y apegarse a normas legales.
Finanzas: se encarga de tomar decisiones en razón de los recursos que se tienen.
Saber esto es importante porque el proceso registral o contable puede llegar a confundir ciertos términos para tomar decisiones. No es necesario que seas un experto en contabilidad pero sí debes de saber que es una área importante en el negocio en la cual se registran los movimientos de la empresa y que la contabilidad genera como resultado los llamados estados financieros que son básicamente reportes numéricos de cómo le fue a un negocio.
Bien, ahora vamos a lo que hemos venido, entender la diferencia entre utilidades y liquidez:
Utilidades contables
Estas utilidades o ganancias o beneficios (aquí estos sí son sinónimos) son esencialmente el total final de la suma de todos los ingresos y la resta de todos los gastos. Suena fácil, y lo es, lo que no siempre es obvio, es que dichas sumas de ingresos o gastos pueden no ser recibidos o erogados en el momento y que por dicha razón no significa que tenemos dicha utilidad o ganancia en nuestro banco o caja registradora.
Esto es así, porque la contabilidad se basa en un principio en el cual se debe de registrar lo que ocurre comercialmente ya sea una venta o un gasto, independientemente de si esa venta o ese gasto fue efectivamente recibo o pagado en el momento. Esto es así porque en las empresas existen los créditos, tanto en las ventas como en los gastos, y dichos registros posteriormente se denominan cuentas por cobrar y cuentas por pagar respectivamente. Puede sonar confuso, así que vamos a un ejemplo:
Supongamos tengo un negocio de venta de cuadernos, tengo un local pequeño y personas llegan a comprarlos y los pagan en el momento. Pero ahora supongamos que llega una persona que quiere comprar muchos cuadernos pero me dice que me los puede pagar en 30 días, como es una venta muy grande, accedo. Esa venta es una venta al crédito a 30 días y contablemente la debo registrar, sin embargo, no tengo el dinero de dicha venta.
Esta venta definitivamente incrementará las utilidades contables de dicho mes, pero no me incrementará la liquidez, puesto que hasta en 30 días recibiré el pago de dicha venta. Es por ello, que saber la proporción de ventas al crédito y sobre todo a quién debo venderle al crédito es muy importante para la recuperación de efectivo.
Liquidez
Por otro lado, la liquidez o flujo de caja, se refiere estrictamente al cash o efectivo que poseo en mi negocio, el cual puede ser físicamente o en el banco. Usualmente, si un negocio no da crédito a sus clientes, sus ventas representarán su liquidez casi que uno a uno, es decir, si vendo un producto de $100 recibo en el momento $100 de efectivo. La liquidez no solo está influenciada por la venta, puede ser incrementada por vender un activo de la empresa que no necesariamente es un producto (ej.: mobiliario, equipo, etc.) o también puede incrementar la liquidez si recibo un crédito o préstamo en efectivo.
Lo vital de la liquidez es que me permite afrontar los compromisos de pago en corto plazo, se convierte en la sangre y oxígeno del negocio, en el que usualmente debo tener un fondo que cubra salarios, proveedores de corto plazo, servicios básicos fijos, entre otros.
Es por esto que la liquidez no necesariamente viene en el corto plazo por las utilidades, ya que por ejemplo puedo generar una venta significativa pero que si la di al crédito por 90 días, significa que no tengo liquidez inmediata proveniente de dicha venta. Se vuelve complejo cuando esta liquidez se deteriora a pesar de tener ventas al crédito ya que el siguiente corolario es un axioma:
"Las empresas no quiebran por falta de utilidades, quiebran por falta de liquidez"
Parece poco lógico, pero sabiendo la diferencia entre ambos conceptos previamente estudiados puedes ahora entender que aunque vendas millones y los registres den tu contabilidad, si fue venta al crédito y te los pagarán en un año, no se tiene liquidez para afrontar tus compromisos de corto plazo.
¿Cómo medir y saber la diferencia en mi negocio de utilidades y liquidez?
Es aquí donde una herramienta de gestión se vuelve tu mejor aliado. Tener claras las ventas de contado y de crédito así como tus acreedores es una necesidad imperante para monitorear tanto tus utilidades como tu liquidez. Precisamente en este punto es donde Cabal App puede de manera fácil, ágil y sencilla mapear los números de tu negocio y mostrar en tiempo real utilidades y liquidez. Además, Cabal es la app y web más asequible en términos de precio si tu negocio va comenzando.
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